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So arbeiten Sie mit dem FoBiPlan: Pflichtfortbildungen Ihrer Betreuungskräfte nach § 53b SGB XI planen, anfragen, buchen und nachweisen.

1. Erste Schritte

Einrichtungen und Bereiche anlegen (Menü mit dem Namen Ihrer Organisation), z. B. „Haus Sonne“ mit den Wohnbereichen.
Teilnehmer erfassen – einzeln oder per CSV-Import. Name, Einrichtung und Eintrittsdatum genügen; die E-Mail-Adresse ist nur für Einladungen nötig.
Fortbildungen planen: im Katalog suchen und „Planen“ wählen, oder eine Inhouse-Schulung bzw. externe Fortbildung eintragen.
Teilnehmende zuordnen – auf der Seite der Fortbildung. Die Übersicht zeigt sofort, wer sein Soll erreicht.

2. Übersicht und Ampel

Betreuungskräfte brauchen jährlich mindestens 16 UE Fortbildung (Betreuungskräfte-Richtlinie). Je Person zeigt der Planer:

Grün – Soll mit bestätigten Teilnahmen erreicht.
Gelb – mit den geplanten Fortbildungen wäre das Soll erreicht.
Rot – es fehlt noch etwas; knapp, wenn der Zeitraum in weniger als drei Monaten endet.

Es zählen nur Teilnahmen mit Status „teilgenommen“. Maßgeblich ist das Ende der Fortbildung. Der Zeitraum ist das Kalenderjahr oder – einstellbar unter „Einstellungen“ – das Beschäftigungsjahr ab Eintrittsdatum. Fortbildungen ohne Datum („Termin offen“) zählen noch nicht.

3. Fortbildungsplan: Typ und Status

Typ: Inhouse (Schulung in Ihrer Einrichtung), Vor Ort (Präsenz beim Anbieter), Online – außerdem Hybrid und E-Learning.

Status – frei wählbar über die Knöpfe auf der Seite der Fortbildung. Anfragen setzen ihn automatisch weiter, Sie können ihn aber jederzeit korrigieren:

vorgemerkt	Vorgesehen, aber noch ohne Datum – typisch für Inhouse-Schulungen.
geplant	Mit Datum vorgesehen; beim Anbieter ist noch nichts unternommen.
angefragt	Anfrage an den Anbieter gestellt, Antwort steht aus. Wird beim Senden einer Anfrage gesetzt.
Plätze frei / Angebot erhalten	Der Anbieter hat positiv geantwortet (Termin bzw. Inhouse). Wird gesetzt, wenn Sie die Zusage vermerken.
gebucht	Fest gebucht – das setzen nur Sie, und nur mit Datum. Danach fragt der Planer, ob die geplanten Teilnahmen auf „angemeldet“ gehen.
durchgeführt	Automatisch: gebucht und das Datum ist erreicht. Jetzt die Teilnahmen bestätigen.
abgesagt	Findet nicht statt und zählt nicht. Eingeladene können per E-Mail informiert werden.

4. Teilnehmende zuordnen und bestätigen

Jede Teilnahme hat einen eigenen Status: geplant → angemeldet (beim Anbieter angemeldet) → teilgenommen, oder abgesagt. „Teilgenommen“ lässt sich erst ab dem letzten Tag der Fortbildung setzen; danach bietet die Fortbildung „Alle als teilgenommen bestätigen“ an. Wer nicht da war, setzen Sie einzeln auf „abgesagt“. Die angerechneten UE lassen sich je Person anpassen, etwa bei früherem Gehen.

Beim Zuordnen zeigt der Planer zu jeder Person ihren aktuellen Stand – so sehen Sie, wer die Fortbildung am dringendsten braucht.

5. Katalog, Merkliste, Lieblingsanbieter

Der Katalog enthält Pflichtfortbildungen für Betreuungskräfte von über 80 Anbietern aus betreuung-fortbildung.de, täglich aktualisiert. Die Angaben sind ohne Gewähr – verbindlich ist die Seite des Anbieters.

Planen übernimmt einen Termin in Ihren Fortbildungsplan. Stimmt eine Angabe nicht, korrigieren Sie sie beim Bearbeiten; auf Wunsch geht die Korrektur (ohne Angaben zu Ihrer Einrichtung) an den Katalog.
Merken legt Termine auf die Merkliste, ohne sie schon zu planen.
Lieblingsanbieter markieren Sie mit dem Stern vor dem Anbieternamen. Mit „nur Lieblingsanbieter“ filtern Sie die Suche; im Reiter „Lieblingsanbieter“ können Sie Notizen hinterlegen (z. B. „Rahmenvertrag“). Der Anbieter erfährt davon nichts.

6. Anfragen an Anbieter

Über „Anfragen“ im Katalog oder auf der Seite einer Fortbildung schicken Sie eine unverbindliche Anfrage im Namen Ihrer Einrichtung:

Plätze für einen Termin anfragen – ob es noch Plätze gibt, einen Preis für Gruppen, wie die Anmeldung läuft. Das ist keine Anmeldung; angemeldet wird danach wie gewohnt beim Anbieter. Namen von Teilnehmenden werden nicht übermittelt, nur die Zahl.
Als Inhouse-Schulung anfragen – ob der Anbieter die Fortbildung in Ihrer Einrichtung (oder online für Ihr Team) durchführt, mit Wunschzeitraum.

„Text vorschlagen“ formuliert die Nachricht aus Ihren Angaben; Sie können sie frei ändern. Jede Anfrage gehört zu einer Fortbildung im Plan (sie wird beim Senden angelegt) und setzt sie auf „angefragt“.

Der Anbieter antwortet per E-Mail direkt an Sie – nicht über den Planer. Vermerken Sie die Antwort auf der Seite der Anfrage: „Anbieter hat zugesagt“ setzt die Fortbildung auf „Plätze frei“ bzw. „Angebot erhalten“; eine Absage wird als Hinweis angezeigt. Nimmt ein Anbieter keine Anfragen über uns an, bekommen Sie den fertigen Text zum selbst Senden. Höchstens 10 Anfragen je Organisation und Tag.

7. E-Mails an Teilnehmende

Für Personen mit E-Mail-Adresse können Sie von der Seite einer Fortbildung aus eine Einladung mit Kalendereintrag senden. Ändern sich Datum, Uhrzeit oder Ort oder wird abgesagt, informiert der Planer auf Wunsch alle Eingeladenen. 7 Tage vorher kommt eine Erinnerung. Nach der Bestätigung „teilgenommen“ bitten wir um eine anonyme Rückmeldung; Ergebnisse sehen Sie erst ab 3 Rückmeldungen. Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink.

Wer planen darf, erhält montags eine Zusammenfassung, wenn es etwas zu tun gibt (abschaltbar unter „Mein Konto“), und rechtzeitig eine Warnung, wenn jemandem zum Ende seines Zeitraums noch UE fehlen.

8. Nachweise und Exporte

In der Übersicht und unter „Teilnehmer“ (unter den Filtern) sowie auf der Seite jeder Person erstellen Sie eine Fortbildungsübersicht als PDF – je Person oder gesammelt – und CSV-Exporte der Teilnehmer und Teilnahmen, z. B. für die Prüfung durch Kostenträger. Maßgeblich bleiben die Teilnahmebescheinigungen der Anbieter.

9. Zugänge und Rollen

Administrator – alles, auch Einrichtungen, Zugänge und Einstellungen der Organisation.
Verantwortlich – plant Fortbildungen für die zugewiesenen Einrichtungen und Bereiche.
Nur lesen – sieht Übersicht und Fortbildungsstand der zugewiesenen Einrichtungen und Bereiche.

Weitere Personen laden Administratoren unter „Zugänge“ ein. Alle Änderungen werden protokolliert.

10. Häufige Fragen

Zählt eine Fortbildung mit 8 UE zur Hälfte?

Ja. Die UE aller teilgenommenen Fortbildungen im Zeitraum werden addiert; zwei Tagesseminare zu je 8 UE erfüllen die 16 UE.

Zählen Online-Fortbildungen?

Die Richtlinie schließt Online-Formate nicht aus. Ob Ihr Kostenträger sie anerkennt, klären Sie im Zweifel vorher; der Planer zählt alle Fortbildungen, die Sie als „zählt für die Pflichtfortbildung“ eintragen.

Was ist mit Hygiene- oder Brandschutzunterweisungen?

Tragen Sie sie mit „zählt nicht für die Pflichtfortbildung“ ein – dann sind sie dokumentiert, erhöhen aber die UE nicht.

Jemand ist im Laufe des Jahres eingestellt worden.

Die Richtlinie kennt kein anteiliges Soll. Der Planer weist bei Eintritt im Zeitraum darauf hin; mit dem Beschäftigungsjahr als Zeitraum beginnt das Jahr mit dem Eintrittsdatum.

Wer sieht unsere Daten?

Nur die Zugänge Ihrer Organisation. Wir verarbeiten die Daten im Auftrag (Vertrag zur Auftragsverarbeitung) und geben nichts an Anbieter oder Dritte weiter – außer dem Inhalt einer Anfrage, die Sie selbst senden. Einzelheiten in der Datenschutzerklärung.

Etwas fehlt oder ist unklar? Schreiben Sie uns – die Adresse steht im Impressum.